Logiciel institut de beauté et salon esthétique : caisse, planning et RDV 2026

Dix-huit heures trente. La cabine est prête, la table chauffe, les serviettes sont pliées, et votre dernière cliente ne viendra pas. Elle avait réservé un soin du visage d’une heure. Elle ne rappellera pas pour s’excuser non plus. Cette heure-là ne se rattrape pas : vous ne pouvez pas la revendre à 18 h 31.

Voilà ce qui sépare un institut ou un spa d’un commerce ordinaire. Votre stock principal n’est pas dans la réserve, il est dans l’agenda. Un créneau de cabine vide est perdu définitivement, alors qu’un pot de crème invendu ce soir se vendra la semaine prochaine. Et pourtant vous vendez aussi ce pot de crème, le sérum conseillé en fin de soin, la carte de 10 séances payée d’avance en janvier et consommée jusqu’en juin.

Un institut, c’est donc quatre métiers dans le même local. Des prestations sur rendez-vous (épilation, soin du visage, massage, manucure), de la vente de cosmétiques en cabine et au comptoir, des forfaits multi-séances encaissés d’avance, et une fiche cliente qui doit vous dire que Madame Lefèvre réagit au latex avant que vous ne touchiez sa peau. Ajoutez le planning des esthéticiennes, qui travaille sur qui et dans quelle cabine, et vous obtenez un mélange que peu de logiciels couvrent réellement.

Une caisse généraliste encaisse très bien. Mais elle ignore votre agenda, vos cartes cadeau, le décompte des séances restantes et l’historique des soins. Vous finissez avec trois outils qui ne se parlent pas : la caisse sur le comptoir, l’agenda papier à côté, un fichier Excel des clientes qu’une seule personne sait ouvrir. Les erreurs arrivent toujours à la jonction. Un forfait décompté deux fois. Un rendez-vous noté sur la mauvaise ligne. Une cliente qui jure qu’il lui reste trois séances, et vous n’avez rien pour lui prouver le contraire.

Un logiciel pensé pour l’institut rassemble tout au même endroit : agenda avec rappels automatiques, fiche cliente détaillée, forfaits qui se décomptent seuls, cartes cadeau, stock des produits de revente, commissions par praticienne. Ce guide passe en revue ce dont vous avez vraiment besoin, qui le propose en 2026, ce que ça coûte pour de vrai, et comment basculer sans abîmer votre planning.

1. Un agenda avec rappels automatiques. C’est la fonction qui rapporte le plus, et de loin. Vos clientes réservent, un SMS part 24 h avant, et celles qui ont oublié se rappellent. Un institut sans rappel tourne autour de 15 à 25 % de rendez-vous non honorés ; avec des rappels automatiques, on descend souvent à 5-8 %. Faites le calcul sur vos propres chiffres : un soin manqué par jour à 60 €, c’est plus de 1 500 € de cabine vide par mois. Attention au détail qui compte : le rappel doit partir tout seul, pas quand une esthéticienne pense à ouvrir la liste du lendemain entre deux clientes.

2. Une fiche cliente qui sert vraiment en cabine. Allergies (cosmétiques, latex, huiles essentielles), type de peau (sèche, mixte, grasse), soins reçus et produits utilisés, réactions constatées, photos avant/après quand c’est pertinent. Cette fiche protège la cliente et vous protège vous. Elle sert aussi à vendre : savoir que la crème conseillée en mars devrait être terminée en juin vous donne une raison légitime d’en reparler, sans forcer.

3. Les forfaits multi-séances. Une carte de 10 soins vendue 600 € au lieu de 700 € à l’unité, c’est de la trésorerie qui rentre aujourd’hui pour un travail étalé sur six mois, et une cliente qui a une raison de revenir. Le logiciel doit décompter la séance automatiquement au passage en caisse, afficher le solde restant, et vous alerter quand il ne reste qu’une séance pour proposer le renouvellement au bon moment, pendant qu’elle est encore là. Décompter à la main sur une carte tamponnée, c’est se garantir une discussion tendue au comptoir un samedi.

4. Les cartes cadeau. Un code unique, une validation en caisse, un solde qui se met à jour. Rien de sorcier, mais elles pèsent souvent 10 à 20 % du chiffre de fin novembre et décembre, et un institut qui ne les suit pas correctement se retrouve avec des bons perdus, des bons présentés deux fois, ou des montants qu’il ne retrouve dans aucun rapport.

5. Le stock des produits de revente. Les marques que vous revendez (Nuxe, Caudalie, gammes professionnelles) demandent un suivi simple : niveaux, seuils d’alerte, prix d’achat et marge. Un institut qui vend bien tire 25 à 35 % de son chiffre de la vente de produits, avec une marge souvent supérieure à celle des soins. Être en rupture du sérum que vous venez de recommander pendant une heure, c’est laisser la vente partir en parapharmacie.

6. Les commissions des praticiennes. Chacune a son taux sur les soins (10 à 30 %) et parfois sur les produits (5 à 15 %). Le logiciel calcule à chaque encaissement et sort un récapitulatif mensuel. Cela évite les fins de mois passées sur un tableur, et surtout les contestations : chacune voit ce qu’elle a réalisé, ligne par ligne.

Le marché français de la beauté est bien couvert. Voici ce qu’il faut en retenir, sans détour.

Wavy : leader français du logiciel beauté et coiffure, à partir de 39 €/mois. Interface soignée, agenda intégré, prise en main rapide. Il vise les instituts indépendants et les petites chaînes, et c’est le choix par défaut si vous voulez un outil pensé pour votre métier sans y passer des semaines.

Treatwell Connect : le leader européen de la prise de rendez-vous beauté, avec un module de gestion. À partir de 35 €/mois, plus une commission sur les rendez-vous pris via leur marketplace. Le calcul à faire est simple : la marketplace vous amène des clientes que vous n’auriez pas eues, mais vous payez à chaque fois. Excellent pour remplir des créneaux creux, coûteux si vos habituées finissent par réserver par ce canal.

Planity : concurrent direct de Treatwell, très fort sur l’acquisition via son application. À partir de 74 €/mois. C’est le plus cher des trois, et cela ne se justifie que si l’apport de nouvelles clientes est réel dans votre ville.

Kiute : logiciel français spécialisé beauté et esthétique, désormais dans le groupe Booksy. À partir de 30 €/mois. Bon rapport fonctionnalités/prix, agenda solide, moins de vitrine que Treatwell ou Planity.

digabloPos : solution gratuite certifiée NF525, avec des modules à activer à la carte. Le module rendez-vous et fichier client est en option à 10 $/mois. Ce n’est pas un logiciel spécialisé beauté : il ne fait pas de vitrine marketplace et son agenda reste simple. En revanche il encaisse, il gère le stock produits, il tient les fiches clientes et il fonctionne hors ligne, pour zéro euro d’abonnement de base.

Mindbody : solution premium internationale, très implantée aux États-Unis. À partir de 90 €/mois. Elle se justifie sur un spa d’hôtel ou une chaîne, pas sur deux cabines.

Booksy : caisse et agenda mobiles, à partir de 30 €/mois. Bien adapté aux indépendantes, plus discret que Wavy ou Planity en France.

Notre avis, assumé : pour un institut d’une à trois cabines qui démarre, s’engager à 74 €/mois avant d’avoir mesuré le taux de no-show et la part de la revente n’a aucun sens. Commencez léger, mesurez trois mois, puis payez pour ce qui vous manque vraiment.

Esthéticienne indépendante, à domicile ou en cabine partagée. Wavy ou Booksy : tout tient sur le téléphone, l’agenda et l’encaissement sont dans le même outil, le paiement passe par Stripe ou SumUp. digabloPos convient aussi si vous voulez démarrer sans abonnement et voir venir. Votre priorité, c’est le rappel automatique et une fiche cliente propre, pas un tableau de bord.

Institut de quartier, une à trois cabines. Wavy ou Kiute donnent le meilleur équilibre entre fonctions et prix. Treatwell devient intéressant si votre agenda a des trous en semaine et que vous cherchez de nouvelles clientes. Si votre agenda est déjà plein, la marketplace ne fera que vous coûter une commission sur des clientes qui seraient venues de toute façon.

Spa premium : cinq cabines ou plus, hammam, spa d’hôtel. Mindbody ou Wavy Premium. Vous avez besoin d’un planning croisé praticienne et cabine (une masseuse libre ne sert à rien si la cabine humide est occupée), de forfaits VIP et d’une passerelle avec la réception de l’hôtel.

Chaîne de trois établissements ou plus. Wavy multi-sites ou Mindbody : consolidation des chiffres, gestion des équipes sur plusieurs adresses, comparaison entre instituts. C’est là que le prix par établissement doit être négocié, il l’est plus souvent qu’on ne le croit.

Institut où la revente dépasse 30 % du chiffre. Wavy ou digabloPos avec le module stock. Votre point faible n’est pas l’agenda, c’est le réassort et la marge produit. Choisissez l’outil qui suit le mieux le stock, quitte à avoir un agenda plus simple.

Ouverture avec un budget serré. digabloPos en plan gratuit : zéro coût pour encaisser, tenir le stock et les fiches clientes, module rendez-vous à 10 $/mois quand la clientèle le justifie. Testez trois mois. Si Wavy vous apporte visiblement plus, migrez : vos données clientes s’exportent.

Piège 1 : choisir avant d’avoir listé vos prestations. Écrivez vos 30 à 40 lignes de carte (soin du visage 30 min, épilation jambes complètes, manucure semi-permanente, massage californien 1 h) avec leur durée réelle et leur prix. Certains logiciels calent sur les prestations à durée variable ou sur celles qui mobilisent deux cabines. Vérifiez avant, pas après.

Piège 2 : sous-estimer la reprise du fichier clientes. Deux mille fiches sur Excel ou dans un vieux logiciel, cela demande deux à trois jours de travail propre : dédoublonner, vérifier les numéros de portable (sans eux, pas de rappel SMS), récupérer les allergies. Beaucoup d’éditeurs offrent un import assisté. Demandez-le avant de signer, pas après.

Piège 3 : négliger les rappels SMS. Comptez 0,05 à 0,10 € par SMS. Sur 400 rendez-vous par mois, c’est 20 à 40 € : le prix de deux soins manqués. Vérifiez surtout qu’ils partent automatiquement et que la cliente peut confirmer ou annuler en répondant, ce qui vous libère le créneau au lieu de le laisser mort.

Piège 4 : former la patronne et personne d’autre. Si vous êtes la seule à savoir décompter un forfait ou encaisser une carte cadeau, le système se bloque le jour où vous êtes en cabine. Deux à trois heures de formation pour toute l’équipe, puis un débrief un mois plus tard, quand les vraies questions sont apparues.

Piège 5 : zapper les forfaits. C’est le levier de trésorerie d’un institut. Un logiciel qui les gère mal vous fait perdre des ventes que vous auriez encaissées d’avance, et vous ramène aux cartes tamponnées que les clientes perdent.

Le bon moment pour basculer : un lundi matin, jour creux dans la beauté, avec la formation le dimanche après-midi. Gardez l’agenda papier en double la première semaine, sans exception. Et ne migrez jamais en novembre ou en décembre : c’est votre pic de chiffre, entre les cartes cadeau et les soins avant les fêtes. C’est le pire moment pour découvrir qu’un réglage est faux.

Le prix affiché n’est jamais le prix payé. Reprenons les ordres de grandeur du marché : entre 30 et 90 € par mois selon l’éditeur, souvent par établissement, parfois par praticienne. Ajoutez les postes que les grilles tarifaires oublient de mettre en avant.

Les SMS d’abord, entre 0,05 et 0,10 € l’unité, rarement inclus au-delà d’un quota. Comptez 20 à 40 € par mois pour un institut qui tourne. La commission de la marketplace ensuite, si vous passez par Treatwell ou Planity : elle ne se voit pas sur la facture d’abonnement, mais elle se voit sur chaque encaissement. Les frais de paiement par carte enfin, autour de 1,5 à 1,75 % selon le prestataire.

Un institut de deux cabines qui prend une offre à 39 €/mois, avec les SMS et les frais de carte, arrive facilement à 70 ou 80 € réels par mois, soit près de 1 000 € par an. Ce n’est pas scandaleux si l’outil vous fait récupérer trois soins manqués par mois. C’est absurde si vous ne mesurez rien.

L’autre approche est de partir gratuit. digabloPos ne facture pas la caisse, le stock, les produits ni les fiches clientes ; le module rendez-vous se prend à 10 $/mois quand vous en avez l’usage, et se résilie quand vous voulez. Vous démarrez à coût nul, vous mettez votre argent dans ce qui fait revenir les clientes (les produits en cabine, une vitrine propre) plutôt que dans un abonnement, et vous montez en gamme le jour où vous savez précisément ce qui vous manque. Demandez toujours à voir la facture d’une cliente existante avant de signer, tout compris. Un éditeur qui refuse vous a déjà répondu.

N’essayez pas de tout basculer d’un coup. Une semaine suffit si vous y allez dans le bon ordre.

Jour 1 : saisissez votre carte de soins, avec les durées et les prix. C’est la base de l’agenda, et cela prend deux heures. Jour 2 : importez le fichier clientes, en vérifiant les numéros de portable ligne par ligne pour les cinquante habituées qui font l’essentiel de votre chiffre. Jour 3 : entrez les produits de revente avec les quantités réelles en rayon, pas celles du dernier inventaire théorique. Jour 4 : ouvrez un compte par praticienne, avec un code personnel et son taux de commission. Jour 5 : activez les rappels SMS et envoyez-vous le premier, à vous, pour lire ce que vos clientes vont recevoir.

Encaissez avec le logiciel dès le lundi, en gardant l’agenda papier ouvert à côté pendant sept jours. À la fin de la semaine, comparez : les créneaux notés à la main correspondent-ils à ceux du logiciel ? Si oui, rangez le cahier. Un mois plus tard, regardez trois chiffres seulement : votre taux de rendez-vous non honorés, la part de la revente dans le chiffre, et le nombre de forfaits en cours. Ce sont eux qui vous diront si l’outil vous rapporte, ou s’il vous coûte juste un abonnement de plus.

Le test ne vous engage à rien : le plan gratuit de digabloPos est certifié NF525, il fonctionne hors ligne le jour où la box tombe, et il ne vous demande pas de carte bancaire pour démarrer.