Till ya Lipa na M-Pesa inapokea pesa. Nani anahesabu mauzo yako?

Ni Jumamosi jioni kwenye duka lako. Foleni imefika mlangoni. Mteja wa kwanza anaingiza namba ya till, simu yako ya biashara inalia, unamkabidhi mkate na maziwa. Wa pili analipa nusu kwa pesa taslimu na nusu kwa M-Pesa. Wa tatu anakuonyesha SMS ya uthibitisho huku watu wanne wakisubiri nyuma yake. Kufikia saa nne usiku umepokea malipo zaidi ya hamsini kwa simu.

Pesa imeingia, hilo ni hakika. Sasa jaribu kujibu maswali haya kesho asubuhi. Uliuza mikate mingapi? Sukari iliyobaki store ni kilo ngapi? Kati ya malipo yote ya jana, je, kuna hata moja ambayo haikuingia kweli kwenye till yako? Kama unajikuta unakwaruza kichwa, hauko peke yako. Duka na migahawa mingi ya Nairobi na Dar es Salaam iko hivyo hivyo: till inapokea vizuri, lakini hesabu ya biashara inabaki gizani.

Makala hii inakuonyesha jinsi ya kuunganisha till yako ya Lipa na M-Pesa na mfumo wa mauzo (POS), ili kila shilingi inayoingia iwe na maelezo yake: nani alilipa, kwa nini, na kama kweli iliingia.

Safaricom inaweka njia za biashara chini ya mwavuli wa Lipa na M-Pesa. Buy Goods ndiyo till number ya kawaida: mteja anaingiza namba, anaweka kiasi, pesa inaingia kwenye akaunti yako ya biashara papo hapo. Pay Bill inafaa pale unapotaka mteja aandike namba ya kumbukumbu, kwa mfano ankara au kodi ya nyumba. Pochi la Biashara iliundwa kwa mfanyabiashara mdogo kabisa: mama mboga, boda boda, mwenye kibanda. Inapokea pesa za biashara kwenye simu yako huku ikizitenga na pesa zako za matumizi.

Tanzania picha inafanana. Vodacom inatoa Lipa Namba kwa M-Pesa, na Tigo Pesa na Airtel Money zina namba zao za wafanyabiashara. Jina linabadilika, kanuni ni ile ile: mteja analipa kwa simu, wewe unapata uthibitisho upande wako.

Uchague ipi? Duka au mgahawa wenye wateja wa kila siku unastahili till kamili ya Buy Goods au Lipa Namba. Pochi la Biashara ni ya kuanzia, si ya kudumu. Siku mauzo yakikua, hamia kwenye till rasmi bila kusita.

Tunajua kwa nini watu wanafanya hivyo: ni rahisi, hakuna usajili, na simu tayari iko mfukoni. Lakini gharama yake ni kubwa kuliko unavyofikiri. Ukichanganya pesa ya mauzo na pesa ya nyumbani kwenye akaunti moja, mwisho wa mwezi huwezi kutenganisha shilingi ya biashara na ile uliyotumiwa na shangazi. Hesabu ya faida inakufa hapo hapo.

Kuna hasara nyingine ambayo watu huiona baadaye. Siku unapotaka mkopo wa biashara, benki au app ya mikopo itaomba ushahidi wa mapato. Statement ya till ya biashara ni ushahidi rasmi. Mchanganyiko wa namba binafsi si kitu mbele ya afisa wa mikopo.

Kwa maoni yangu hii ndiyo hatua ya kwanza kabisa ya kupanga biashara, kabla hata ya programu yoyote: tenga pesa ya duka na pesa ya maisha, hata kama duka lako ni dogo kiasi gani.

SMS ya uthibitisho inasema umepokea KSh 500. Haisemi ilikuwa mikate miwili na soda moja. Haipunguzi stoki yako, haikuambii kama bei uliyotoza ilikuwa na faida, wala haimjui mhudumu aliyeuza.

Till ni bomba la pesa. Bomba ni muhimu, lakini bomba halina daftari. Ndiyo maana till peke yake haitoshi kwa duka linalotaka kukua.

POS (Point of Sale) ni mfumo wa mauzo. Unaendeshwa kwenye simu ya Android, tablet au kompyuta, na kazi yake inaanzia pale mteja anaposimama mbele yako. Unachagua bidhaa kwenye skrini, mfumo unahesabu jumla, unapunguza stoki, unatoa risiti na kurekodi njia ya malipo: pesa taslimu au M-Pesa.

Jioni unafungua ripoti moja na kupata majibu ambayo till haiwezi kukupa kamwe. Uliuza nini leo, na kwa faida gani? Bidhaa gani inakaribia kuisha kabla ya wikendi? Jumla ya M-Pesa ni ngapi, na ya pesa taslimu ni ngapi? Mhudumu gani aliuza zaidi? Kwa duka lenye bidhaa mia tatu au mgahawa wenye meza kumi, majibu haya ndiyo tofauti kati ya kubahatisha na kujua.

Mpangilio unaofaa duka la Kenya au Tanzania ni huu: mteja analipa kwenye till yako, na wewe unapiga mauzo hayo hayo kwenye POS ukichagua M-Pesa kama njia ya malipo. Till inashika pesa, POS inashika maelezo. Hakuna inayochukua nafasi ya nyingine.

Faida kubwa ya jozi hii inaonekana jioni: unaweza kufananisha. Jumla ya M-Pesa kwenye POS yako inatakiwa ilingane na pesa iliyoingia kwenye till. Ikilingana, unalala kwa amani. Isipolingana, unajua leo hii kwamba kuna kitu cha kufuatilia, si baada ya mwezi. digabloPos imejengwa kwa mtindo huu: kila njia ya malipo inarekodiwa peke yake, na ripoti ya kufunga siku inakuonyesha jumla ya kila mkondo wazi wazi.

Kufananisha maana yake ni kulinganisha vitu viwili: jumla ya M-Pesa iliyorekodiwa kwenye POS, na pesa iliyoingia kwenye till kulingana na statement au jumbe rasmi za Safaricom au Vodacom. Dakika tano zinatosha kama rekodi zako ziko safi.

Kwa nini kila jioni? Kwa sababu tofauti ya leo ni rahisi kufuatilia leo. Unakumbuka wateja wa siku, unakumbuka lile ombi la ajabu la saa nane. Ukisubiri wiki mbili, tofauti ndogo tano zimeshachanganyika kuwa fumbo moja kubwa, na hakuna atakayekumbuka chochote. Nimeona wamiliki wakipoteza masaa mazima wakichimba statement za mwezi mzima kutafuta KSh 2,000 zilizopotea. Wangefananisha kila jioni, wangeziona siku ile ile.

Na droo ya pesa taslimu inahesabiwa vivyo hivyo: POS inakuambia kiasi kinachotakiwa kuwepo, wewe unahesabu kilichopo. Mikondo miwili, ukaguzi mmoja wa jioni.

Ujanja huu unajulikana Nairobi na Dar es Salaam vile vile: mteja anakuonyesha SMS inayoonekana kama uthibitisho wa malipo, lakini pesa haijaingia popote. Jumbe ghushi zinatengenezwa kwa urahisi, na wezi wanapenda saa za msongamano, wakati huna nafasi ya kukagua.

Kanuni moja tu, na uifundishe kila mfanyakazi wako: bidhaa haitoki mpaka uthibitisho uonekane upande wako. Kwenye simu ya biashara, kwenye app ya till, au kwenye statement. Simu ya mteja si upande wako. Dakika moja ya kusubiri ujumbe inaokoa maelfu ya shilingi.

Na kufananisha kwa jioni ni wavu wako wa pili: mauzo yaliyorekodiwa kama yamelipwa lakini hayapo kwenye till yanajitokeza siku ile ile, si baada ya mwezi.

Kabla ya kirefu chochote, jambo moja rahisi: uthibitisho wa M-Pesa si risiti ya kodi. Mteja amepata SMS ya Safaricom, sawa, lakini mamlaka ya mapato haihesabu hiyo kama risiti.

Kenya, biashara nyingi zinatakiwa kutoa risiti za kielektroniki kupitia eTIMS, mfumo wa KRA wa kurekodi mauzo. Tanzania, TRA inataka risiti ya kielektroniki ya EFD kwenye mauzo. Ukiwa na POS inayoshughulikia mahitaji haya, risiti inatoka kwenye mauzo yale yale uliyopiga, hakuna kazi mara mbili. Na kama biashara yako imesajiliwa kwa VAT (asilimia 16 Kenya, asilimia 18 Tanzania), kumbukumbu za POS ndizo zinazokurahisishia kuwasilisha bila kubahatisha.

Thibitisha wajibu wako halisi na mhasibu au ofisi ya mapato ya eneo lako, kwa sababu viwango vya usajili vinatofautiana. Lakini uliza swali hili wazi kabla ya kununua mfumo wowote: je, utanisaidia na risiti za kodi za nchi yangu?

Intaneti ya Kenya na Tanzania si ya kutegemewa saa zote, na umeme pia una siku zake. POS inayodai intaneti kila dakika itakusimamisha siku ambayo huihitaji zaidi: Jumamosi jioni, duka limejaa, mtandao umepotea.

Chagua mfumo unaofanya kazi offline: mauzo yanarekodiwa ndani ya simu bila intaneti, na mtandao ukirudi, kila kitu kinatumwa chenyewe, hakuna kinachopotea. digabloPos inafanya kazi hivyo. Uliza muuzaji swali hili moja kwa moja kabla ya kulipa chochote: mtandao ukipotea siku mbili, ninapoteza nini? Jibu sahihi ni: hakuna.

Sokoni utakutana na makundi matatu. Mifumo ya kimataifa ya wingu, kama Loyverse au Square, ina vipengele vingi lakini imeundwa kwa masoko mengine: inategemea intaneti kuliko inavyofaa mazingira yetu, na malipo ya M-Pesa unayaingiza kwa mkono, muamala mmoja mmoja. Mashine za risiti za kodi, kama EFD za Tanzania, zinamtosheleza TRA lakini haziwezi kukuambia stoki yako iko wapi wala bidhaa gani imelala rafuni. Halafu kuna POS za Android zilizoundwa kwa hali halisi ya Afrika Mashariki: zinafanya kazi bila intaneti, zinarekodi M-Pesa na pesa taslimu tofauti, na zinaanza bure kwenye simu uliyo nayo.

Swali la msingi si mfumo gani una vipengele vingi zaidi. Ni huu: je, naweza kufananisha till yangu kwa dakika tano, na naendelea kuuza mtandao ukikatika? Mfumo unaojibu ndiyo kwa maswali hayo mawili ndio wa kwako.

Ukiwa na wafanyakazi, till haikuambii nani alipokea nini. Pesa inaingia tu. POS inampa kila mfanyakazi PIN yake, hivyo kila mauzo, kila punguzo na kila kufuta kunabeba jina la mtu. Unaweza pia kupanga ruhusa: mhudumu anauza, lakini kufuta mauzo au kuona ripoti za faida ni kazi ya meneja au yako.

Upotevu wa duka mara nyingi si wizi mkubwa wa siku moja. Ni shilingi mia mbili, mia tatu za kila siku zisizorekodiwa, zinazojilundika kimya kimya mpaka mwisho wa mwezi unajiuliza pesa imeenda wapi. PIN, ruhusa na kufananisha kila jioni ndivyo vinavyoziba tundu hilo, na vinawalinda pia wafanyakazi wako waaminifu: hesabu ikilingana, hakuna anayetuhumiwa bure.

Duka la vyakula Umoja, Nairobi. Asubuhi mmiliki anafungua siku kwenye POS na kuandika pesa taslimu iliyopo kwenye droo. Mchana, kila mauzo yanapigwa na njia yake ya malipo inachaguliwa, na kila malipo ya till yanathibitishwa kwenye simu ya biashara kabla bidhaa haijatoka. Saa nane mtandao unakatika kwa nusu saa. Mauzo yanaendelea, POS iko offline, hakuna anayegundua.

Jioni, ripoti inaonyesha jumla mbili. Pesa taslimu: analinganisha na droo, inalingana. M-Pesa: analinganisha na statement ya till. Siku moja jumla ya POS ilizidi till kwa KSh 300. Alifuatilia na kukuta mauzo yaliyopigwa kama yamelipwa lakini pesa haikuwa imeingia: mteja alikuwa ameahidi kutuma akifika nyumbani, mhudumu akasahau kufuatilia.

KSh 300 si nyingi. Lakini bila kufananisha, tofauti kama hiyo inajirudia kila wiki na haionekani kamwe. Hii ndiyo tabia moja inayotenganisha duka linalodhibitiwa na duka linalobahatisha.

Habari njema: kifaa kikuu tayari unacho. POS ya kisasa inaendeshwa kwenye simu ya Android ya kawaida. Printa ya risiti inapatikana kuanzia KSh 4,000 hadi 8,000 Nairobi, au karibu TZS 100,000 hadi 200,000 Dar es Salaam, na si lazima siku ya kwanza: unaweza kuanza kwa kutuma risiti kwa SMS au WhatsApp.

Kuhusu programu yenyewe, nitakuwa mkweli: ada ya KSh 4,000 au 5,000 kwa mwezi haina maana kwa duka dogo. Hiyo ni gunia la unga kila mwezi kwa ajili ya programu tu. Mtindo unaofaa hapa ni kuanza bure na kulipia tu vipengele vya ziada pale biashara inapovihitaji kweli. digabloPos inafuata mtindo huo: kuuza, stoki, risiti na kufananisha kwa njia za malipo ni bure; moduli za ziada zinalipiwa moja moja, karibu dola 10 kwa mwezi kila moja, na unaacha wakati wowote.

Kwa hiyo gharama yako halisi ya kuanza ni sifuri, au bei ya printa kama unataka risiti za karatasi tangu siku ya kwanza.

Usisubiri mpango mkubwa. Hatua ya kwanza: kama bado unapokea pesa ya biashara kwenye namba binafsi, sajili till ya Buy Goods au Lipa Namba wiki hii. Ni bure na inachukua siku chache tu.

Hatua ya pili: pakua POS kwenye simu yako na uingize bidhaa zako thelathini zinazouzwa zaidi. Si zote, thelathini tu. Piga mauzo kwenye POS kwa wiki mbili, ukichagua njia ya malipo kila mara. Endelea na daftari lako la zamani sambamba kama linakupa amani.

Hatua ya tatu: kila jioni, dakika tano, fananisha. Droo dhidi ya jumla ya pesa taslimu, till dhidi ya jumla ya M-Pesa. Baada ya wiki mbili utakuwa na kitu ambacho hujawahi kuwa nacho: picha halisi ya duka lako, kila siku, bila kubahatisha. Ndipo utaamua mwenyewe kama unaongeza bidhaa zote, printa na PIN za wafanyakazi. Wamiliki wengi wakishaonja hesabu inayolingana, hawarudi nyuma.