¿Me da factura? La facturación CFDI desde tu punto de venta en México

Jueves, una y media. Tu fonda está llena, la comanda de la mesa cuatro va saliendo, y el señor de traje que comió el menú del día se acerca a pagar. Paga con tarjeta, guarda su copia y suelta la frase: «¿me da factura?». Y ahí empieza el asunto. Le pides su RFC, lo apunta en una servilleta, se equivoca en un dígito, y en la noche descubres que el comprobante no pasa. Esa escena se repite todos los días en tienditas, taquerías, farmacias y papelerías de todo el país, porque la factura electrónica dejó de ser cosa de empresas grandes. Hoy cualquier cliente puede pedirla, y tú tienes que responder sin que se te caiga la venta ni el humor.

Ese documento oficial se llama CFDI, Comprobante Fiscal Digital por Internet, y la autoridad que pone las reglas es el SAT, el Servicio de Administración Tributaria. En esta guía te explico cómo funciona la versión vigente, la 4.0, qué datos necesitas, qué pasa con los tickets que nadie factura, y en qué te ayuda de verdad un punto de venta.

La confusión más común del mostrador está aquí. El ticket es el comprobante simple que le das a quien paga y se va: sirve para el cliente y para tu control interno, pero no es una factura fiscal por sí solo. La factura, es decir el CFDI, es el documento que ampara la operación con el RFC del cliente y le permite deducir o acreditar ese gasto.

En una tienda de abarrotes de la CDMX, la mayoría de la gente compra, paga y se lleva su ticket. Quizá dos o tres clientes al día piden factura: un despacho, una empresa que compra para su oficina, un doctor que deduce. Tu punto de venta debe manejar los dos casos sin drama: imprimir el ticket al instante y, cuando alguien pida factura, tener a la mano los datos de esa venta para no volver a teclear todo desde cero.

Mucha gente cree que la factura es el PDF que llega por correo. No. El PDF es solo la representación visual, para leerla cómodo. La parte legal vive en un archivo XML que se genera, se sella y se registra ante el SAT. Ese XML trae tus datos como emisor, los datos del receptor, los conceptos vendidos, el desglose de impuestos y una serie de sellos digitales que lo hacen válido y muy difícil de alterar.

La versión vigente es la 4.0, y endureció las reglas: el nombre o razón social, el RFC y el código postal del receptor deben coincidir con exactitud con lo que el SAT tiene registrado. Una letra de más en el nombre, un guion donde no va, y el comprobante se rechaza. Por eso el dato capturado a mano en una servilleta es el enemigo número uno de tu facturación.

Para emitir un CFDI 4.0 no basta con el RFC. Necesitas del cliente su RFC, su nombre o razón social escrito tal cual, el código postal de su domicilio fiscal, su régimen fiscal y el uso que le dará al CFDI, por ejemplo gastos en general o adquisición de mercancías. De tu lado, como emisor, aportas tu propio RFC, tu régimen y tus certificados.

El truco de terreno que evita el noventa por ciento de los rechazos: pídele al cliente su Constancia de Situación Fiscal en PDF, aunque sea por WhatsApp. Ahí vienen todos los datos tal como el SAT los conoce, sin dictados de memoria ni dedazos. Y si tu punto de venta guarda los datos de los clientes frecuentes, la segunda factura de ese despacho que te compra cada semana sale en segundos, en lugar de repetir el ritual de la servilleta.

Aquí conviene hablarte claro, porque hay vendedores de software que prometen milagros. Un CFDI no queda válido solo porque tu sistema lo genere: tiene que timbrarse. El timbrado es la certificación oficial, y no la hace tu negocio directamente. La hace un PAC, un Proveedor Autorizado de Certificación, que valida el comprobante ante el SAT, le pone el timbre fiscal digital y te devuelve el XML sellado.

De tu lado necesitas el CSD, el Certificado de Sello Digital, que se tramita ante el SAT y funciona como tu firma en cada factura. La cadena completa queda así: tu punto de venta arma los datos de la venta, se aplica tu CSD y un PAC timbra. Ningún sistema de caja sustituye esa certificación. Lo que sí hace un buen sistema es entregarle al timbrado datos limpios y completos, ya sea por un portal de autofacturación o por integración con un PAC, para que la factura salga a la primera.

En México la tasa general del IVA es del 16%, y el CFDI debe desglosarlo: subtotal, impuesto trasladado y total, cada uno en su lugar. Suena obvio hasta que recuerdas que tus precios de mostrador ya vienen con IVA incluido y hay que desglosarlos hacia atrás. Si vendes algo en 116 pesos, el subtotal es 100 y el IVA trasladado son 16 pesos. Hacer esa cuenta a mano, producto por producto, es pedir un error.

Hay otro detalle que muerde: no todo lleva 16%. Existen productos a tasa 0% o exentos, sobre todo alimentos básicos y medicinas. Si tu changarro vende despensa y también refrescos, no todo tu catálogo recibe el mismo tratamiento, y esa distinción debe quedar registrada producto por producto desde el día uno. Tu punto de venta debería cargar con ese trabajo: el ticket muestra el precio final que paga el cliente, la factura muestra el desglose correcto para el SAT, y tú no tocas una calculadora.

Esta es la duda que más alivia resolver. ¿Y todas esas ventas del día en que el cliente pagó, tomó su ticket y se fue? No se quedan en el limbo ni te las persigue nadie una por una. El SAT permite agruparlas en una factura global: un CFDI que concentra las operaciones con el público en general de un periodo, que puede ser diario, semanal o mensual. Así reportas esos ingresos sin emitir una factura por cada refresco o cada kilo de tortilla.

La mecánica es simple si tus registros lo son. Durante el día das tickets. Los que alguien facturó de forma individual quedan marcados. Los demás se suman al cierre del periodo y entran al global. Todo depende de una cosa: que cada venta esté registrada con orden, separando lo facturado de lo que no. Si tu control es un cuaderno y una caja de zapatos con tickets, el global de fin de mes se vuelve una tarde entera de sumas. Con registros limpios, son unos clics.

Hay un caso que confunde hasta a comercios con años de experiencia: la factura se emite, pero el dinero no entra completo en ese momento. Si vendes a crédito o el cliente te paga en abonos, entra en juego el complemento de pago, también llamado recibo electrónico de pagos. Primero emites el CFDI de la venta marcado como pago en parcialidades o diferido, y después, cada vez que recibes un abono, emites un complemento que registra ese pago. Es la forma en que el SAT verifica que lo facturado se fue cobrando de verdad.

Si cobras de contado, como la mayoría de las tienditas y taquerías, esto no te toca en el día a día. Pero si le surtes a restaurantes o manejas crédito con clientes frecuentes, tarde o temprano aparece, y facturar mal una venta en abonos sale caro corregirlo.

No todos los negocios tributan igual, y tu régimen cambia cómo facturas. Para comercios chicos, el más relevante suele ser el RESICO, el Régimen Simplificado de Confianza, pensado para personas físicas con ingresos por debajo de ciertos límites: tasas de ISR bajas y obligaciones más ligeras. Ojo, simplificado no significa exento de facturar. Quien está en RESICO también emite CFDI por sus ventas y puede generar factura global por las operaciones con el público en general.

Aquí no te voy a dar asesoría a la medida, porque cada régimen tiene sus reglas y tu caso es tuyo. Confirma tu régimen en el portal del SAT y platícalo con tu contador. El punto de venta te entrega los datos ordenados; el contador te dice cómo declararlos. Cada quien su cancha.

En el mostrador de hoy conviven el efectivo de siempre, la tarjeta por terminal y las transferencias: SPEI para pagos entre bancos y CoDi, el cobro con código QR del Banco de México. El CFDI distingue la forma y el método de pago de cada operación, y esos campos van en la factura, así que el dato tiene que nacer bien desde la venta.

Pero hay una razón más terrenal para separar los pagos: el corte de caja. Al cierre necesitas cuadrar el efectivo físico contra lo que dice el sistema, y si todo está revuelto en un solo total, nunca sabes si falta dinero o si alguien capturó mal. Registrar por separado cuánto entró en efectivo, cuánto por tarjeta y cuánto por transferencia no es un lujo de contador: es lo que te deja cerrar la cortina sabiendo que la caja cuadra y que los datos para facturar están correctos.

Pongamos las cartas sobre la mesa. Un punto de venta no timbra por arte de magia: eso lo hace un PAC, ya quedamos. Lo que sí hace, y vale oro, es todo lo de antes del timbrado: registrar cada venta con su detalle, imprimir el ticket al momento, guardar el catálogo con las tasas de IVA correctas, incluidas las de 0% y exentas, recordar los datos de los clientes que facturan seguido, y separar lo facturado de lo que va a la factura global del periodo. Con eso, el cierre de mes pasa de una pesadilla de papelitos a un rato tranquilo.

Un sistema como digabloPos trabaja justamente en esa capa: la venta, el inventario, el corte de caja y los registros limpios que después alimentan tu facturación. Antes de casarte con cualquier sistema, verifica cómo resuelve el paso a la factura, si ofrece autofacturación para el cliente o se conecta con un PAC, y confirma con tu contador que el flujo cumple con tu régimen. Un mostrador ordenado no te exime del SAT, pero te ahorra horas y rechazos.

Se va la luz en la colonia, el módem se reinicia, el celular pierde señal en la bodega. Si tu punto de venta depende cien por ciento de internet, cada corte es una fila de clientes molestos y ventas que se anotan «al rato», o sea nunca. Mi opinión, después de ver muchos mostradores: en México, un sistema de caja que no funciona sin conexión no sirve para un negocio de mostrador. Punto.

digabloPos está construido al revés: primero funciona sin internet, y cuando la conexión regresa sincroniza todo solo, sin capturar nada dos veces. Eso también protege tu facturación, porque cada venta queda registrada localmente con su detalle completo. El timbrado del CFDI sí requiere conexión en el momento de facturar, pero tus ventas no se pierden ni se inventan después de memoria. El día que se caiga la red del barrio entero, tú sigues cobrando mientras el de enfrente cierra.

La facturación limpia empieza por saber quién hizo cada venta. Si varias personas atienden la caja, cada quien debe entrar con su propio PIN, de modo que cada cobro, cada descuento y cada cancelación quede ligado a una persona. No es desconfianza, es prevención: cuando la caja no cuadra, en lugar de sospechar de todos, revisas el registro y encuentras el error en minutos. Y cuando tu contador pida claridad sobre un movimiento raro, hay respuesta, no memoria selectiva.

Después de ver a muchos negocios pelearse con la facturación, los tropiezos se repiten. El primero: capturar los datos del cliente al dictado, sin Constancia de Situación Fiscal; es la fábrica de rechazos del CFDI 4.0. El segundo: tener el catálogo con una sola tasa de IVA cuando vendes productos a 16% y a 0% revueltos; la corrección después es producto por producto. El tercero: no separar lo facturado de lo no facturado durante el día, y armar la factura global a mano al final del mes, con el riesgo de facturar dos veces la misma venta. El cuarto: emitir un CFDI de pago de contado en una venta que en realidad se cobrará en abonos, cuando correspondía el esquema de parcialidades y su complemento de pago.

Y el quinto, el más silencioso: no hacer corte de caja diario. Sin ese hábito, los faltantes se acumulan semanas antes de notarse, y acabas facturando con datos en los que ya no confías.

No necesitas resolver todo hoy. Esta semana, cuatro pasos concretos. Uno: baja tu propia Constancia de Situación Fiscal del portal del SAT y confirma tu régimen; si algo no cuadra, cita con tu contador. Dos: revisa tu catálogo y marca qué productos llevan IVA del 16% y cuáles van a tasa 0% o exentos, sobre todo si vendes alimentos o medicinas. Tres: decide cómo vas a resolver el timbrado, portal de autofacturación o integración con un PAC, y haz una factura de prueba de principio a fin antes de que te la pida un cliente con prisa. Cuatro: empieza a registrar cada venta en un punto de venta de verdad, con los pagos separados por forma y el corte de caja diario.

Ese último paso no cuesta nada probarlo: digabloPos es gratis para empezar y corre en un celular o tableta Android normal. En un mes tendrás registros limpios, cortes que cuadran y la respuesta lista para el señor del traje: «claro que sí, ¿me pasa su Constancia?».